Avec le sourire, la secrétaire jongle avec le téléphone, la souris de l’ordinateur et de nombreux dossiers. Qu’elle exerce dans une PME (petite ou moyenne entreprise), dans un service technique ou chez un avocat, sa discrétion et ses initiatives sont appréciées.
La secrétaire est l’interlocutrice incontournable d’un service ou d’une entreprise. Tout transite par elle : accueil de visiteurs, messages téléphoniques, prise de rendez-vous, rédaction du courrier… Sans répit, elle passe du classement de dossiers à la saisie de texte ou du budget.
L’informatisation des services a déchargé la secrétaire de nombreuses tâches basiques de bureautique. Elle est par conséquent plus disponible pour jouer pleinement son rôle d’assistante de direction, depuis la gestion d’agendas jusqu’à la préparation de réunions de travail, de déplacements, de colloques ou de salons.
Le quotidien de la secrétaire varie considérablement selon qu’elle exerce chez un notaire, un architecte, dans un cabinet d’avocats ou une PME du bâtiment… Les postes de secrétaire (ou assistante) de direction comportent des responsabilités plus larges. Il s’agit alors de seconder un dirigeant ou un chef de service, en le déchargeant de tous les aspects administratifs.
Organisée, méthodique, discrète, autonome, et surtout dévouée… la secrétaire cumule qualités et compétences. Elle est capable de retrouver un document dans l’instant et d’organiser un voyage au plus vite. Sa présentation et l’accueil qu’elle assure contribuent à la bonne image du service qui l’emploie.
À l’écrit, mais surtout à l’oral, la secrétaire doit savoir s’exprimer avec une parfaite aisance. Pas seulement dans la langue française ; dans une grande entreprise, dans un cabinet d’affaires, la connaissance de l’anglais est vraiment indispensable. Posséder une 3e langue peut même faire la différence à l’embauche. La maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint) et de l’écriture rapide est évidemment nécessaire.
Malgré ses multiples occupations, la secrétaire sait toujours se rendre disponible… C’est encore plus important si elle est assistante de direction. Elle doit savoir hiérarchiser les priorités et parer aux urgences : cela exige de sa part une grande capacité d’adaptation.
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